Pourquoi optimiser le recrutement ?
Un raté lors du recrutement d’un candidat sur un poste stratégique peut fortement pénaliser l’entreprise dans son fonctionnement. Les recrutement impliquent une prise de risque et un grand nombre de coûts indirects pour l’entreprise.
Les coûts de la fonction RH s’appellent le TCO ou Total Cost of Ownership. En 2011, une étude ADP (Automatic Data Processing) réalisée par PwC en 2011 montre que 35% sont des coûts visibles pour la structure et 65% sont les coûts cachés. Parmi les coûts RH, il y a donc l’ensemble des coûts relatifs à un recrutement raté : le sourcing, le recrutement, l’intégration, la formation et le développement, les procédures de départ… En 2011, une étude LinkedIn valorisée par Eda Gultekin, montre qu’environ 50% des coûts de recrutement pourraient être réduits par une marque entreprise forte. De même, la marque employeur réduirait de 25% le turnover. De même, 83% des recruteurs estiment que la marque employeur a un impact positif sur le recrutement.
Il est important d’optimiser le processus de recrutement pour non seulement réduire les coûts de l’entreprise, mais aussi fluidifier l’activité de l’entreprise en développant le potentiel des équipes et celui des talents individuels.
Optimiser le processus de recrutement, c’est tout d’abord penser la stratégie RH de l’entreprise pour accompagner les besoins de compétences liés au développement de ses activités. Lorsque votre stratégie est claire, alors, il est possible d’optimiser les étapes du recrutement pour gagner en efficacité et réduire le risque d’un mauvais recrutement. Voyons ensemble comment !
Accélérer le recrutement
Pour accélérer le processus de recrutement, il s’agit de développer la marque employeur, il s’agit de la réputation de l’entreprise auprès de ses parties prenantes. On parle aussi de marketing RH. Elle reflète l’ADN de l’entreprise. Elle met donc en valeur les avantages économiques, fonctionnels et psychologiques liés à l’identité de l’entreprise. Elle se caractérise notamment par une image en interne et en externe. L’objectif principal de la marque employeur est d’attirer, de recruter et de fidéliser les talents. Ainsi, une stratégie efficace de marque employeur permet de développer des ambassadeurs de l’entreprise. La marque employeur s’appuie sur 6 leviers : l’identité de l’entreprise, sa promesse, la mesure de l’épanouissement des collaborateurs, la communication, le marketing employeur et l’image employeur.
Le grand avantage de penser en amont la stratégie RH et la marque employeur, est notamment de gagner du temps pour attirer les talents. De plus, cela permet aussi de sélectionner plus rapidement les candidats qui se reconnaissent dans l’identité et les valeurs de l’entreprise. Par ailleurs, les collaborateurs deviennent les ambassadeurs de l’entreprise qui relaient sa promesse auprès de tiers. Aussi, les dynamiques de cooptation ou de recommandation sont fréquentes. Certaines entreprises valorisent même la cooptation d’un candidat par le biais de primes. L’avantage des recommandations est de créer un lien de confiance plus rapide avec le candidat car, tel un garant, le collaborateur se porte co-responsable du recrutement.
Une démarche de mise en place de marque employeur se fait par étapes. Découvrez quelques points d’appui pour amorcer cette démarche stratégique :
- Réaliser un audit de l’existant,
- Définir ou consolider l’ADN de l’entreprise : Raison d’Être, Missions, Valeurs, Engagements,
- Identifier les Persona des collaborateurs (valeurs, savoir-être, compétences…) en lien avec l’ADN et les enjeux de l’organisation,
- Identifier la proposition de valeurs faites aux collaborateurs (EVP : Employee Value Proposal) : Bénéfices & Avantages sur les registres fonctionnels économiques et psychologiques,
- Élaborer une stratégie congruente et cohérente en termes de Marketing RH et de communication auprès des cibles,
- Former et accompagner les équipes engagées auprès des cibles vis-à-vis des messages clés RH et bonnes pratiques,
- Déployer de manière opérationnelle la stratégie de marketing RH et de communication (print et digital),
- Mesurer l’efficacité de la démarche (sondages, recrutement, engagement, performance…), et mise en place d’itérations pour améliorer les processus et vérifier que les comportements en interne sont bien en adéquation avec la promesse de l’entreprise.
Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous recommandons la lecture du livre « Recruter, manager et coacher par les valeurs et le sens » qui vous propose des clés opérationnelles et des exemples concrets pour progresser dans le développement du capital humain.
Comment optimiser votre processus de recrutement ?
Pour optimiser le processus de recrutement, il est important de travailler sur plusieurs étapes :
1. Penser la stratégie de développement des compétences de l’entreprise. La vision claire de l’entreprise facilite l’identification des besoins de compétences pour accompagner sa croissance. Alors, au niveau des ressources humaines, il est possible d’anticiper le processus de recrutement. Un grand nombre de grandes entreprises développent même des partenariats avec des écoles afin de favoriser l’insertion des étudiants dans l’emploi. Bien sûr, cette planification n’est pas toujours le cas pour toutes les entreprises. En effet, les entreprises de plus petites tailles telles que les ETI, PME et TPE sont souvent confrontées à l’urgence pour le recrutement. Rassurez-vous, les étapes suivantes sont adaptées à toutes les typologies d’entreprise.
2. Formaliser l’ADN de l’entreprise avec sa raison d’être, ses missions et ses valeurs. L’ADN d’entreprise permet non seulement de gagner en efficacité lors des recrutements, mais aussi de faire de la culture de l’entreprise sa force pour fédérer et manager par les valeurs et le sens.
3. Identifier le persona du candidat avec notamment ses compétences, mais aussi ses valeurs et ses savoir-être. La fiche de poste doit refléter les missions, les activités et les tâches du collaborateurs mais aussi intégrer ces points clés concernant les savoir-être et les compétences. Connaître le persona permet de gagner du temps dans le recrutement.
4. Formaliser l’annonce en la rendant attractive, puis la diffuser sur un média adapté. Les canaux de diffusion de l’offre d’emploi doivent être adaptés à vos cibles et ses enjeux. Ainsi, vous pouvez utiliser des sites spécialisés, des plateformes de recrutement, les réseaux sociaux, ou encore un site carrière. Vous pouvez aussi faire appel à un cabinet de recrutement qui réalisera le sourcing ou la campagne de recrutement spécifique pour identifier les candidats les plus adaptés à vos besoins. Pensez aussi à la mobilité interne car le candidat pour le post,e existe peut-être déjà au sein de l’entreprise.
5. Sélectionner les candidats à partir de critères prédéfinis tels que la formation, l’expérience, les réalisations, mais aussi les motivations et l’engagement. Si la construction de la grille de sélection semble de prime abord complexe, voici un conseil : pensez à toutes les difficultés que vous avez rencontrées avec d’autres collaborateurs… Prenez le contrepieds de ces expériences douloureuses et construisez vos critères objectifs. Un critère doit être accompagné d’indicateurs de mesures tangibles.
6. Le processus de validation des candidatures : Plusieurs dispositifs sont adaptés. Par exemple, vous pouvez procéder avec des entretiens croisés, des mises en situation, des dynamiques de groupe, des études de cas, des assessments pour révéler les motivations, le style de personnalité, le leadership etc… Quelque soit le processus de recrutement, il est important de l’expliquer de manière claire au candidat. En effet, l’expérience du candidat est le reflet de votre entreprise. Le processus de recrutement doit être à l’image de vos valeurs. L’expérience du candidat lors du recrutement est aussi importante que l’expérience de vos clients. Aussi, vous devez en prendre soin. Informez les candidats sur les étapes et les points de rendez-vous. Cela rassure et permet de se positionner. En effet, un recrutement est en réalité une rencontre, un co-recrutement où à chaque étape le candidat peut lui aussi choisir de s’engager, ou au contraire, de refuser l’offre. Cette sensation de co-recrutement est d’autant plus pertinente si le secteur d’activité est en pénurie de compétence. Comme dans le commerce, la loi de l’offre et de la demande est valable. Aussi, valorisez les atouts de votre entreprise, mais prenez aussi soin de rencontrer vraiment vos candidats. Aussi, pensez le processus comme une co-validation. Alors, avec cet état d’esprit, vous aurez plus de chance de recruter la perle rare.
7. L’on-boarding ou l’intégration. Après la signature du contrat d’embauche, il s’agit d’accueillir le collaborateur et de l’intégrer à l’équipe. Ce processus peut être facilité avec la formulation d’un livret d’accueil et avec un référent (parrain ou mentor) au sein de l’entreprise. L’enjeu de l’intégration est de prendre sa place dans le poste mais aussi de s’imprégner des spécificités de la culture de l’entreprise et de ses modes de fonctionnements.
Par exemple, à l’IICH, pour nos recrutements, nous avons un processus en plusieurs étapes : la prise de contact par mail qui permet de valider les qualités écrites, la passation de l’HOVTA pour révéler les valeurs et les talents, les entretiens avec le dirigeant, un référent formateur ou coach, et l’équipe. Nous proposons des questionnements et des mises en situations en lien avec notre ADN d’entreprise et les activités du poste. Ensuite, après un débriefing, nous validons les critères de sélection. Si besoin, nous pouvons proposer un échange complémentaire. Enfin, nous donnons un retour à tous les candidats en les remerciant pour l’intérêt porté à notre entreprise. Nous donnons un retour sur les points forts de chaque candidat, et s’ils le souhaitent, nous leur donnons aussi des points pour progresser dans leur recherche d’emploi. Après la signature du contrat d’embauche, nous procédons à l’on-boarding ou processus d’intégration pour comprendre les modes de fonctionnement de l’IICH, et acquérir des points de repère. Chaque semaine, en tant que dirigeant, je procède à un temps de feedbacks où nous échangeons sur les avancées des projets, les points potentiellement bloquants, les besoins et le degré d’épanouissement. Ainsi, les relations entre les collaborateurs sont de qualité et les projets avancent avec fluidité. Nous proposons fréquemment des temps personnalisés en lien avec les passions et besoins de chacun ainsi que des temps de cohésion.
Les valeurs ont tendance à favoriser la motivation, l’engagement et le sens. Elles renforcent la cohésion d’équipe. Les savoir-être partagés favorisent l’intégration et l’attachement aux équipes. Ainsi, l’une des clés essentielles pour optimiser votre processus de recrutement est d’identifier les valeurs et les savoir-être des candidats. À compétences égales, le candidat qui partage les valeurs et les savoir-être de l’entreprise aura beaucoup plus de chances de s’intégrer plus facilement et de s’engager sur la durée, que celui qui se reconnaît moins dans l’identité de l’entreprise.
Aussi, soyez vigilants lors des entretiens. La compétence s’apprend. En revanche, les valeurs et les savoir-être sont intrinsèques. Soyez rassurez, la solution HOVTA peut non seulement vous permettre d’optimiser vos recrutement mais aussi de manager et de développer les talents.
Bien sûr, vous pouvez ponctuellement faire appel à un praticien HOVTA pour identifier les valeurs et les talents des candidats. Cependant, si vous êtes un spécialiste du recrutement ou des ressources humaines, il est probablement plus adapté pour vous de vous former à l’HOVTA en devenant praticien HOVTA. Ainsi, vous pourrez utiliser l’outil de manière autonome pour chacun de vos recrutements.
